Das Studentenwerk Göttingen stellte seine internen Verwaltungsprozesse durch die Einführung der Software Smart Time Plus Studentenwerk Göttingen auf ein digitales System um. Die Leitung der Anstalt des öffentlichen Rechts reagierte damit auf die gesetzlichen Anforderungen zur lückenlosen Dokumentation der Arbeitszeiten, die das Bundesarbeitsgericht in seinem Grundsatzurteil vom September 2022 konkretisierte. Das neue System ersetzt die bisherigen manuellen Aufzeichnungsverfahren in den verschiedenen Betriebseinheiten von der Mensa bis zur Wohnraumverwaltung.
Jörg Magull, geschäftsführendes Vorstandsmitglied des Studentenwerks Göttingen, bestätigte in einem offiziellen Bericht, dass die Umstellung den Verwaltungsaufwand für rund 500 Beschäftigte signifikant reduziert. Die Implementierung erfolgte nach einer mehrmonatigen Testphase, in der die Kompatibilität mit den bestehenden Personalmanagementsystemen geprüft wurde. Das System erfasst nun Arbeitsbeginn, Pausenzeiten und Dienstende elektronisch über stationäre Terminals sowie mobile Schnittstellen.
Das Studentenwerk Göttingen betreut mehr als 30.000 Studierende an der Georg-August-Universität und weiteren Hochschulen der Stadt. Die Einführung der neuen Softwarelösung ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, die auch die interne Kommunikation und die Abrechnungsprozesse umfasst. Durch die Automatisierung der Datenübertragung fallen fehleranfällige Übertragungen von handschriftlichen Listen in die Lohnbuchhaltung weg.
Technische Integration von Smart Time Plus Studentenwerk Göttingen
Die gewählte Softwarelösung der Firma Zeitcontrol bietet Funktionen, die speziell auf die Anforderungen des öffentlichen Dienstes zugeschnitten sind. Dazu gehören die Abbildung verschiedener Schichtmodelle in den gastronomischen Betrieben und die Verwaltung von Gleitzeitkonten in der Verwaltung. Die IT-Abteilung des Studentenwerks integrierte die Datenbanken in die bestehende Serverstruktur, um den Datenschutz gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung zu gewährleisten.
Laut technischen Spezifikationen des Herstellers erlaubt die Anwendung eine Echtzeit-Übersicht über die Anwesenheiten, was die Personalplanung in den großen Mensen am Campus erleichtert. Die Angestellten können ihre aktuellen Zeitsalden und Urlaubsansprüche jederzeit über ein Self-Service-Portal einsehen. Diese Transparenz soll Rückfragen in der Personalabteilung minimieren und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter stärken.
Die Installation erforderte Hardware-Anpassungen in den Liegenschaften des Werks, da neue RFID-Lesegeräte an den Ein- und Ausgängen montiert wurden. Diese Geräte kommunizieren verschlüsselt mit der zentralen Verwaltungseinheit im Hauptgebäude an der Goßlerstraße. Die Schulung der Mitarbeiter für die korrekte Bedienung der Terminals nahm nach Angaben der Projektleitung etwa zwei Wochen in Anspruch.
Gesetzliche Rahmenbedingungen und Compliance
Der Druck auf deutsche Arbeitgeber zur präzisen Zeiterfassung stieg nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes und der darauf folgenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts massiv an. Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann. Das Studentenwerk Göttingen kam dieser Verpflichtung durch die Abkehr von Vertrauensarbeitszeit-Modellen in bestimmten Bereichen nach.
Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, insbesondere bezüglich der Ruhepausen und der maximalen täglichen Arbeitsdauer, wird durch die Software automatisch überwacht. Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Vorgaben generiert das Programm Warnmeldungen an die jeweiligen Vorgesetzten. Dies dient laut der Rechtsabteilung des Werks sowohl dem Gesundheitsschutz der Angestellten als auch der Absicherung gegen rechtliche Risiken.
In der Vergangenheit führten unklare Dokumentationen in Stoßzeiten der Semesterstarts gelegentlich zu Diskussionen über Überstundenvergütungen. Die objektive Datenerhebung soll solche Konflikte künftig vermeiden, da die erfassten Zeiten als rechtssichere Grundlage für die Entgeltabrechnung dienen. Die Personalräte waren in den Auswahlprozess der Software eng eingebunden, um die Mitbestimmungsrechte zu wahren.
Kritikpunkte und betriebliche Herausforderungen
Trotz der angestrebten Effizienzsteigerung äußerten Teile der Belegschaft anfänglich Bedenken hinsichtlich einer verstärkten Überwachung am Arbeitsplatz. Kritiker monierten, dass die minutengenaue Erfassung den informellen Austausch zwischen Kollegen erschweren könnte. Der Personalrat betonte jedoch, dass eine Auswertung der Daten zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle durch Dienstvereinbarungen ausdrücklich ausgeschlossen bleibt.
Ein weiteres Problem stellte die Netzabdeckung in einigen älteren Wohnheimen dar, in denen die Synchronisation der Daten zunächst instabil verlief. Die Techniker mussten zusätzliche WLAN-Verstärker installieren, um eine reibungslose Übertragung der Zeitstempel zu garantieren. Während dieser Übergangsphase kam es laut internen Memos zu Verzögerungen bei der Erstellung der monatlichen Stundenübersichten.
Auch die Kosten der Systemumstellung wurden kritisch hinterfragt, da das Studentenwerk Göttingen als gemeinnützige Institution mit begrenzten Budgets operiert. Die Investitionen in Lizenzen und Hardware müssen sich durch Einsparungen in der Verwaltung über die nächsten Jahre amortisieren. Genaue Zahlen zu den Anschaffungskosten hält die Geschäftsführung unter Verweis auf laufende Verträge mit Dienstleistern unter Verschluss.
Struktur des Studentenwerks und wirtschaftliche Bedeutung
Das Studentenwerk Göttingen fungiert als einer der größten Arbeitgeber in der Region Südniedersachsen. Neben der Verpflegung in den Mensen ist die Organisation für die Verwaltung von über 4.500 Wohnheimplätzen verantwortlich. Die wirtschaftliche Stabilität des Werks hängt maßgeblich von der effizienten Nutzung personeller Ressourcen ab, da die Personalkosten den größten Posten im Haushalt darstellen.
Die Finanzierung erfolgt primär durch Sozialbeiträge der Studierenden, eigene Erträge aus Verkauf und Vermietung sowie staatliche Zuschüsse des Landes Niedersachsen. Jede Maßnahme zur Prozessoptimierung, wie die Nutzung von Smart Time Plus Studentenwerk Göttingen, zielt darauf ab, die Sozialbeiträge stabil zu halten. In Zeiten steigender Lebensmittel- und Energiepreise sieht sich die Verwaltung gezwungen, interne Kostentreiber zu eliminieren.
Das Land Niedersachsen fordert in seinem Hochschulgesetz von den Studentenwerken eine wirtschaftliche Betriebsführung. Die Digitalisierung der Zeiterfassung ist somit nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Baustein zur Erfüllung des staatlichen Auftrags. Die gewonnenen Daten erlauben zudem eine präzisere Kalkulation der Personalschlüssel in den einzelnen Servicebereichen.
Vergleich mit anderen Standorten in Niedersachsen
Göttingen nimmt mit der flächendeckenden Einführung dieser digitalen Lösung eine Vorreiterrolle unter den niedersächsischen Studentenwerken ein. In anderen Städten wie Hannover oder Braunschweig befinden sich ähnliche Systeme teilweise noch in der Ausschreibungsphase oder werden nur in Teilbereichen erprobt. Der Austausch zwischen den Geschäftsführungen der verschiedenen Standorte zeigt ein großes Interesse an den Göttinger Erfahrungen.
Ein wesentlicher Vorteil in Göttingen ist die zentrale Lage der meisten Betriebsstätten rund um den Campus, was die Wartung der Hardware vereinfacht. Die Erfahrungen aus der Pandemiezeit, in der mobiles Arbeiten kurzfristig ermöglicht werden musste, beschleunigten die Entscheidung für ein cloudbasiertes System. Die Flexibilität bei der Erfassung von Arbeitszeiten im Homeoffice war ein Kernkriterium bei der Anbieterauswahl.
Spezialisierte Softwarelösungen für die Zeitwirtschaft müssen in der Lage sein, die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes der Länder (TV-L) korrekt abzubilden. Dies umfasst komplexe Regelungen zu Erschwerniszuschlägen, Wochenendarbeit und Nachtschichten, die besonders in den Reinigungsdiensten und der Gastronomie anfallen. Die manuelle Berechnung dieser Zuschläge war in der Vergangenheit mit einem hohen administrativen Risiko verbunden.
Zukunftsperspektiven und weitere Entwicklungsschritte
Nach der erfolgreichen Stabilisierung des Systems plant das Studentenwerk Göttingen die Erweiterung um ein Modul zur digitalen Personaleinsatzplanung. Dieses soll auf Basis der erfassten historischen Daten Prognosen für den Personalbedarf während der Vorlesungszeit erstellen. Ziel ist es, die Dienstpläne noch enger an den tatsächlichen Besucherströmen in den Mensen auszurichten.
Die Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur wird voraussichtlich auch eine engere Verknüpfung mit dem Bewerbermanagement und der digitalen Personalakte umfassen. Das Ministerium für Wissenschaft und Kultur in Hannover beobachtet die Effizienzgewinne in Göttingen, um mögliche Standards für andere öffentliche Einrichtungen abzuleiten. Offen bleibt vorerst, inwieweit die gewonnenen Daten zur Optimierung der Öffnungszeiten der sozialen Dienste genutzt werden können.
In den kommenden Monaten steht eine erste Evaluierung der Mitarbeiterzufriedenheit mit dem neuen System an. Die Ergebnisse dieser Umfrage werden zeigen, ob die Transparenzvorteile die anfängliche Skepsis gegenüber der elektronischen Erfassung dauerhaft verdrängt haben. Die technische Abteilung arbeitet unterdessen an Updates, um die mobile App-Nutzung für Mitarbeiter im Außendienst weiter zu vereinfachen.
